Formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales

ESTUDIANTES

Para IMPORTACIONES BARRIOS RUBIO S.A.S. (“IBR” o la “Compañía”), proteger la privacidad de nuestros estudiantes es muy importante. En este sentido, en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, es decir el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la ley 1266 del año 2008, la ley 1581 del año 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de año 2009, 2952 del año 2010, 1377 del año 2013, el Decreto 886 de 2014, el compendio normativo del Decreto 1074 del año 2015 y todas aquellas normas que deroguen, modifiquen o adicionen a las leyes, artículos y decretos anteriormente mencionados, con la suscripción y/o aceptación expresa, por cualquier medio, de este documento, usted(es), en calidad de representante(s) legal(es) del menor que accederá a los servicios académicos de Fun 4 House Online, autorizan que IBR sea el responsable del tratamiento de los datos personales del menor de edad que sean suministrados en razón del servicio académico que se le brindará al mismo a través de nuestro nombre comercial y/o marca Fun 4 House Camp Online. En este orden de ideas, con la suscripción y/o aceptación expresa del presente documento usted(es), como representante(s) legal(es) del menor, autorizan que IBR, como responsable del tratamiento de datos personales, pueda recolectar, usar y almacenar los datos personales del menor, captar y/o fotografiar su imagen, grabar su voz y/o captar el conjunto de estas dos dimensiones por medios audiovisuales, teniendo la posibilidad de guardar, suprimir, publicar y/o reproducir públicamente dicha captación fotográfica, fonética y/o audiovisual de los datos del menor en las páginas web de propiedad de IBR y/u otros medios de comunicación como las redes sociales de IBR. Lo anterior de conformidad con las siguientes finalidades:

1. Administrar nuestros sistemas y bases de datos y mantenerlos actualizados.
2. Con fines publicitarios, para adelantar estrategias publicitarias o de marketing cuyo alcance se encuentre determinado por los modelos que profesionalmente se han determinado en la materia, esto es el modelo BTL (Below the Line) y/o el modelo ATL (Above the Line). De igual manera se podrá estructurar, implementar, ejecutar y publicar cualquier tipo de campaña de publicidad adelantada por IBR.
3. Contactar con el/los representante(s) del menor para el envío de información referida a la prestación de los servicios académicos contratados.
4. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por el/los representante(s) del menor en una o varias bases de datos, en el formato que se estime más conveniente.
5. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del tratamiento con el titular de la información y el/los representante(s) del menor.
6. Desarrollo de los cursos y/o programas académicos que se prestarán directamente al menor.
7. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación comercial existente con el/los representante(s) del menor, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación de las relaciones comerciales sostenidas y/o la revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales del menor.
8. Gestionar las consultas realizadas por el menor y/o el/los representante(s) del menor.
9. Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.
10. Grabar y utilizar las grabaciones para gestionar información asociada a la eventual prueba de la comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario contra el menor en los cursos académicos que se le impartan.
11. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos.
12. Encuestas de opinión o calidad de las clases al menor.
13. La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos, cuyo propietario o administrador sea IBR.
14. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por el/los representante(s) del menor.
15. Ofrecer programas de bienestar y planificar actividades, para el menor y/o el/los representante(s) del menor.
16. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades legitimadas, que administrativa, extrajudicial y/o judicialmente puedan requerir a IBR.
17. Tramitar solicitudes, quejas, reclamos y efectuar encuestas de satisfacción respecto del servicio prestado.
18. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a IBR.
19. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por el/los representante(s) del menor, respecto del menor, con cualquier información que IBR disponga legítimamente.

El/los representante(s) legal(es) del menor autoriza(n) expresamente a dicho tratamiento y reitera(n) que conoce(n) de su carácter voluntario por tratarse información sensible. Dar esta información no será obligatorio en ningún caso y en caso de no autorización por parte del menor o su(s) representante(s), IBR no tomará represalias. Estos datos serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. Lo anterior de conformidad con los artículos 5 y 6 de la ley 1581 del año 2012.

Ahora bien, teniendo en cuenta que la presente autorización se concede para el tratamiento de datos de un menor de edad, el/los representante(s) legal(es) del menor se compromete(n) a comunicarle esto al menor, escucharlo y valorar su opinión teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto del mismo, opinión que deberá ser trasmitida a IBR para considerar la continuación o revocación del tratamiento de datos personales del menor.

Fuera de las exclusiones establecidas en el artículo segundo de la ley 1581 del año 2012 en relación con la información y bases de datos excepcionadas del régimen de protección de datos personales, conviene precisar lo siguiente en torno al tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes. El tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes son prohibidos, salvo que sean de naturaleza pública o se encuentren alineados de conformidad con el precedente sentado por la Honorable Corte Constitucional, mediante sentencia C-748 del año 2011, providencia que se materializó en el artículo 2.2.2.25.2.9. del Decreto 1074 del año 2015 en el que se señalan los siguientes requisitos para el tratamiento de datos de menores de edad, los cuales IBR cumplirá a cabalidad:

“ARTÍCULO 2.2.2.25.2.9. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo.

(Decreto 1377 de 2013, art. 12)”

En consecuencia, el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes podrá hacerse cuando se trate de datos de naturaleza pública y/o cuando se cumplan los requisitos de respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Lo anterior, sin perjuicio de lo indicado por la Corte constitucional, respecto de que no es posible prohibir absolutamente el tratamiento de los datos personales de los menores, pues ello, daría lugar a la negación de otros derechos superiores de los mismos.

IBR podrá transmitir los datos personales, de los que es Responsable, a terceros, quienes tendrán la calidad de encargados del tratamiento de datos personales. Los datos también podrán ser transferidos a otras empresas, que tendrán la calidad de encargados, que se encuentren bajo la misma órbita de control de IBR. Dichos terceros podrán estar ubicados en Colombia, o en otros países que, a juicio de la Superintendencia de Industria y Comercio, garanticen un nivel adecuado de protección de datos personales.

En caso de autorizarnos para el tratamiento y procesamiento de los datos personales del menor en cuestión, el/los representante(s) legal(es) del menor, y el menor, tendrán derecho de conocerlos, actualizarlos y rectificarlos. De la misma manera, declara(n) el/los representante(s) que ha(n) sido informado(s) que, en su calidad de representante(s) del menor o, incluso el menor de edad como titular de los datos personales, tienen derecho a: (i) Conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar los datos personales del menor. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de esta autorización de tratamiento; (iii) Ser informados respecto al uso que IBR le ha dado a los datos personales del menor; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; (v) Acceder en forma gratuita a los datos personales del menor que hayan sido objeto de Tratamiento mediante los canales dispuestos para este fin; (vi) Presentar consultas o quejas, o solicitar a IBR que elimine los datos personales del menor en cualquier momento. Todo lo anterior enviando un correo electrónico a la siguiente dirección gerencia@importacionesbr.com.